Digitalizzazione degli acquisti con PRO-Q

Needs 

Fondato nel 1928, l’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato, società del Ministero dell’Economia e delle Finanze, era alla ricerca di una piattaforma di e-Procurement per:

  • snellire e rendere più rapide le procedure di gara e di gestione dell’Albo Fornitori;
  • facilitare il processo di raccolta e confronto dei dati sulla spesa;
  • riorganizzare e razionalizzare l’Albo Fornitori;
  • aumentare la trasparenza nella gestione delle gare;
  • ottimizzare la gestione del processo negoziale, in particolare per la fase di valutazione delle offerte;
  • ridurre i costi di approvvigionamento;
  • pianificare le attività di acquisto.
Solution 

La soluzione è stata la nostra piattaforma per l’e-Procurement PRO-Q
PRO-Q che ha risposto alle esigenze, in conformità a quanto previsto dal Codice degli appalti e dalle norme connesse, ed è stato personalizzato sulla base di alcune peculiarità dell’attività svolta da IPZS. È stato interfacciato con:

l’Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici di Lavori, Servizi e Forniture (AVCP) per l’ottenimento automatico del CIG, il numero identificativo delle gare;

la Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea (TED) per l’esportazione e la pubblicazione automatica nel portale;

l’ERP SAP R3 per trasferire i dati alla gestione contabile della commessa.

Grazie all’utilizzo del portale, IPZS ha potuto:

  • velocizzare le fasi di creazione, pubblicazione, gestione e valutazione delle gare
  • unificare la documentazione necessaria per le attività di e-Procurement
  • definire modelli standard per l’iscrizione all’Albo Fornitori e la partecipazione alle gare
  • uniformare e organizzare le attività di acquisto e le informazioni sui fornitori, anche grazie ai Questionari Dinamici utilizzati per raccogliere informazioni aggiuntive rispetto a quelle previste dall’Albo
  • avere un maggiore controllo delle procedure e del loro stato grazie al monitoraggio dell’intero processo
  • diminuire il tempo necessario per l’inserimento dei dati grazie all’esportazione automatica negli altri sistemi in uso
  • ridurre i costi di approvvigionamento e di gestione.