Miglioramento dell’innovazione del Procurement

10/08/2016 - Roma

Ricollegandoci al precedente post riguardo alla 27° edizione del Forum PA a cui abbiamo partecipato, ed in particolare alle due giornate di Cantieri della PA Digitale dedicate al Procurement, riportiamo i principali aspetti di debolezza dell’innovazione del Procurement, emersi al tavolo di discussione nelle due giornate dedicate al “Procurement dell’innovazione: strumenti innovativi per l’acquisto di beni e servizi tecnologici da parte del settore pubblico”.

 

PUNTI DI DEBOLEZZA DELL’INNOVAZIONE DEL PROCUREMENT

  • Mancanza di coordinamento. In materia di innovazione del Procurement, si deve anche tener conto del ritardo accumulato in anni di deficit innovativo causato dalla mancanza di coordinamento fra i vari soggetti istituzionali, che ha prodotto una mancanza anche di modelli da seguire e linee guida. Le recenti norme incentivano la ripresa della corsa all’innovazione e lanciano la sfida per arrivare entro il 2018 ad avere il 100% delle gare fatte attraverso procedure telematiche.
  • Esigenza insoddisfatta di change management: il problema delle competenze. Tornando alla distinzione osservata dal tavolo (si veda la precedente news) fra “innovazione del Procurement” e “Procurement di innovazione”, il confronto ha sottolineato come in entrambi i casi l’esigenza sia quella di proporre contestualmente all’innovazione, anche un cambiamento dei processi e una formazione delle risorse umane. Come osservato anche dalla nostra e-Procurement Senior Consultant Laura Pavan nel corso degli incontri, nella PA attualmente l’innovazione organizzativa manca profondamente.

Da parte delle PA, il rischio paradossale ma concreto, è quello di fare affidamento solamente sulle risorse convertito-digitali, escludendo le generazioni nativo-digitali. La mancanza di formazione e conoscenza da parte del personale delle PA delle nuove procedure innovative di Procurement, attualmente è un freno ad un cambio adeguato di management.

E’ emerso inoltre come il momento in cui si rileva il bisogno di innovazione nella PA ed il momento di esecuzione della stessa, siano spesso lontani e gestiti da persone differenti. Si è considerato quindi come sia necessario disporre di un nuovo modello organizzativo, nel quale il personale interno alla PA abbia le competenze per gestire autonomamente il sistema innovativo di Procurement.

  • Difficoltà oggettiva nell’ingaggiare start-up. Gran parte dei partecipanti al tavolo ha confermato le grandi difficoltà che nascono dagli ostacoli a livello normativo che si presentano quando si vuole collaborare con le start-up per ottenere innovazione dei processi di acquisto. Il fatto che la normativa vigente precluda alle start-up la partecipazione alle procedure di appalto è di fatto un limite, per ovviare al quale le pubbliche amministrazioni possono incorrere in due tipi di rischio: esporre la start-up alla cannibalizzazione di aziende già presenti sul mercato, oppure spendere una quantità di tempo eccessiva nella ricerca di cavilli normativi che consentirebbero la partecipazione della start-up al bando di concorso, ma in tempi che metterebbero a rischio la valenza innovativa della sua soluzione stessa. Consip e Sogei hanno espresso nel corso dei Cantieri il loro impegno per migliorare questa situazione, che dimostreranno aggiornando i cataloghi dei meta prodotti delle forniture che possono essere date in subappalto dalle aziende appaltatrici, dati che allo stato attuale l’accordo quadro o il contratto specifico non prevedono un tipo di fornitura innovativa.
  • Rischi di accentramento degli acquisti. Le nuove norme sugli appalti prevedono, soprattutto nel settore IT, una pianificazione pluriennale in capo ad AgID, un procedimento di acquisto centralizzato (a Consip o altre centrali di committenza) ed infine un procedimento interamente telematizzato. Questi tre passaggi creano di fatto il rischio di lock-in e di indebolire la possibilità di una libera concorrenza. Le PA quindi si trovano a subire le carenze del mercato e a rischiare di non potersi aggiudicare le migliori iniziative disponibili sul mercato.
  • Esclusione delle PMI. Esiste un limite sostanziale alla partecipazione delle PMI alle gare nell’IT: la base d’asta di 400-500 milioni di euro esclude di fatto il 99% delle aziende italiane. Anche in questo caso il rischio di lock-in è altissimo e tutti i partecipanti al tavolo di discussione hanno concordato nell’evidenziare come non sia razionale fissare dei requisiti di partecipazione basati sulla capacità finanziaria tecnica quando si appalta innovazione. Per incentivare la partecipazione delle PMI nelle gare di appalto pubbliche, è necessario tenere conto di due aspetti fondamentali. 1. E’ necessario un change management nelle stazioni appaltanti che riesca a attuare il cambio culturale necessario a riconoscere alle PMI il giusto ruolo in questo settore; 2. Le normative nazionali che ostacolano l’internazionalizzazione degli appalti non aiutano le PMI a concorrere liberamente nel mercato degli appalti pubblici.
  • Pagamento dei fornitori. Si è osservato come nel caso di innovazione degli acquisti, non sia adatto proporre contratti “time and material”
  • Manca la progettualità negli acquisti. Si è concordato che gli acquisti della PA siano carenti di progettazione e che per questo non siano in grado di valutare in maniera adeguata il progetto nella fase di esecuzione. Sia nella fase di scelta che in quella di controllo è necessario convocare competenze multidisciplinari che siano in grado, contrariamente a quanto accade ora, di chiarire i processi di progettazione che sono alla base dei progetti più complessi.

Fra le raccomandazioni fatte dai relatori a seguito delle discussioni dei punti qui sopra, ne segnaliamo alcune che reputiamo di particolare interesse per il miglioramento nel futuro dell’innovazione del Procurement:

 

L’innovazione nella PA, deve riguardare non solo l’aspetto giuridico-amministrativo, ma anche dei metodi di lavoro: centralizzare non significa omogeneizzare le esigenze.

[Ilenia Filippetti, Resp. Sez. Monitoraggio Appalti di Servizio e Forniture Regione Umbri;

Laura Pavan, e-Procurement Senior Consultant di Venicecom]

La priorità in questa fase di cambiamento innovativo, è arrivare ad avere delle professionalità in grado di presidiarlo e sostenerlo. E’ necessario definire quali tipi di professionalità sono necessari.

[Andrea Lisi, Segretario Generale ANORC]

La Pubblica Amministrazione avrebbe dei sicuri vantaggi dalla programmazione degli acquisti in base ai tempi di innovazione del mercato. Avere una vision consente di risparmiare tempi e ridurre i costi.

[Manuela Brusoni, Presidente ARCA SpA]

Centralizzare non significa standardizzare: il livello di innovazione dipende dalle singole realtà. C’è da lavorare sulla standardizzazione fra le interfacce fra soluzioni diverse. Questo rappresenterebbe anche un’apertura verso le PMI nelle procedure di gara, perché implica il superamento della capacità tecnica.

[Laura Pavan, e-Procurement Senior Consultant di Venicecom]