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Una sfida per la PA: il documento amministrativo informatico come strumento di dialogo efficace con cittadini e imprese

11 ottobre 2022

pa transizione digitale enti pubblici enti locali

Dal nostro quotidiano scambio di opinioni ed esperienze con i più autorevoli interlocutori della Pubblica Amministrazione italiana abbiamo maturato una chiara consapevolezza: il percorso verso la trasformazione digitale è sempre più avviato e presente nei progetti e nelle iniziative, sia a livello centrale che locale.

In base agli obiettivi dell’Agenda Digitale Europea, costantemente recepiti da AgID nei Piani Triennali per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione, le tecnologie digitali rappresentano il perno imprescindibile intorno al quale devono concretizzarsi tutti i rapporti e le comunicazioni da e con gli Enti Pubblici: in particolare, si deve garantire al cittadino la possibilità di acquisire rapidamente informazioni affidabili e/o esprimere chiaramente le proprie esigenze nell’ambito di un procedimento o servizio, instaurando con la PA una comunicazione rapida e con pieno valore giuridico.

Si tratta di un tema in cui il “Sistema Italia” ha ancora molta strada da fare.

Nel rapporto DESI 2022 (Digital Economy and Society Index), diffuso a fine luglio, l’Italia si posiziona infatti al 18^ posto su 27 Stati per grado di digitalizzazione:

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Pur segnando un apprezzabile miglioramento rispetto alla ventesima posizione raggiunta nel 2021, questo risultato induce necessariamente alcune riflessioni.

L’approfondimento sulle 4 dimensioni di analisi utilizzate dal DESI evidenzia che le nostre difficoltà non sono di natura tecnologica: nel confronto con gli altri 26 Stati membri dell'UE l’Italia si posiziona infatti al 7^ posto per il livello di connettività (Connectivity), e all’8^ posto per la rapidità di adozione di nuove tecnologie (Integration of Digital Technology).

È proprio questo il principio ispiratore del nostro Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e delle fonti normative in esso richiamate, in particolare il TUDA (Testo Unico del Documento Amministrativo) e le Linee Guida AgID.

All’Art. 2 si afferma infatti che le Pubbliche Amministrazioni centrali e locali sono tenute ad assicurare “la disponibilità, la gestione, l’accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell’informazione in modalità digitale […] utilizzando, con le modalità più appropriate e nel modo più adeguato al soddisfacimento degli interessi degli utenti, le tecnologie dell’informazione e della comunicazione”.

Abbiamo approfondito l’argomento con Alessandra Caneva, Senior Consultant di Venicecom e coordinatrice di un pool di esperti dedicato alla materia. Le abbiamo chiesto quali sono le specificità che caratterizzano un sistema di gestione documentale per la Pubblica Amministrazione.

“Il sistema di gestione documentale di una Pubblica Amministrazione” ci spiega la D.ssa Caneva “deve consentire di predisporre la documentazione collegata ai procedimenti amministrativi, automatizzare la registrazione di protocollo dei documenti e assegnarli alle unità organizzative di competenza, gestire i processi di classificazione e fascicolazione, dematerializzare il trattamento dei flussi documentali e interagire con il sistema di conservazione”.

Sappiamo che su questi temi il principale riferimento normativo è costituito dalle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici: tale documento ha la finalità di favorire l'adozione di infrastrutture e standard che riducano i costi sostenuti dalle pubbliche amministrazioni e migliorino i servizi erogati al cittadino.

“Conformarsi alle Linee Guida AgID può sembrare un progetto complicato” prosegue la D.ssa Caneva “ma se affrontato con metodo, può essere condotto con successo e tradursi in benefici tangibili sia per l’efficienza operativa dell’Ente, sia per la qualità dei servizi ai cittadini”.

L’approccio giusto, secondo Venicecom, richiede visione strategica, efficacia della governance e capacità realizzativa.

“Non è una questione di software” - conclude la D.ssa Caneva – “La maggior parte delle soluzioni di gestione documentale presenti sul mercato hanno ormai adeguato le loro funzionalità alle indicazioni delle Linee Guida AgID; quello che fa veramente la differenza è la capacità di definire correttamente i processi documentali, individuare le non conformità, e programmare i necessari interventi, che possono essere di tipo puramente organizzativo e/o possono richiedere nuove configurazioni dei software in uso”.

Nella metodologia adottata da Venicecom, il Piano d'Azione per l'adeguamento normativo è il risultato di un'accurata analisi organizzativa (Assessment), e si concretizza, tipicamente, nella redazione di manuali e regolamenti interni, opportune configurazioni dei software in uso, adozione di nuovi strumenti informatici e/o interventi di integrazione fra di essi in un'ottica di interoperabilità.

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Il “Manuale di Gestione Documentale” e i relativi allegati che in base alle Linee Guida AgID devono essere redatti e pubblicati da ogni PA, hanno l’importante funzione di rappresentare i processi documentali, assicurare che vengano applicati in modo unitario e coerente, e renderli visibili al cittadino in un’ottica di trasparenza. Fondamentale sarà anche l’aspetto della formazione del personale della PA sui nuovi metodi, processi, e strumenti, affinché essi vengano applicati in modo coerente e omogeneo nell’operatività dell’Ente, e interiorizzati nella cultura organizzativa.

Venicecom si propone come partner delle Pubbliche Amministrazioni, affiancando i Responsabili della Transizione al Digitale in tutto il complesso di metodi, strumenti e azioni focalizzati ad implementare le prescrizioni del CAD e delle Linee Guida AgID.

I benefici per gli Enti vanno oltre la conformità normativa: l’adozione dei processi prescritti dalle Linee Guida AgID pone le basi per una Pubblica Amministrazione che possa presentarsi ai propri interlocutori, cittadini e imprese, come un’entità unica, interoperabile, e in grado di scambiare dati e informazioni con semplicità e sicurezza.

Dal momento che l'Italia è la terza economia dell'UE per dimensioni, i progressi che essa compirà nei prossimi anni nella trasformazione digitale saranno cruciali per consentire all'intera UE di conseguire gli obiettivi dell’Agenda Digitale Europea per il decennio 2020-2030. Mettendo l’innovazione a servizio della semplificazione, Venicecom intende dare il suo contributo, al fianco della PA italiana, nel fornire metodi e strumenti per il miglioramento continuo del dialogo con cittadini e imprese.

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